Nouvelle réglementation sur les logiciels ou système de caisse

Commerçants, vous êtes concernés !

 

A compter du 1er janvier 2018, la loi de finances pour 20161 a instauré l’obligation pour les commerçants et autres assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel ou système de caisse (accessible ou non en ligne) d’utiliser un équipement conforme, répondant à certaines obligations.
Cette réglementation vous concerne également si tout ou partie des opérations réalisées sont exonérées de TVA ou si vous relevez du régime fiscal de la franchise enbase de TVA.
Cette nouvelle disposition vise à mieux lutter contre la fraude à la TVA (en rendant impossible la soustraction des paiements en espèces des recettes de la comptabilité).
Quels sont les types de caisse visés par la loi ?
Sont concernés tous les matériels, informatisés ou non, permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement, notamment :

• Les caisses autonomes (ou « caisses enregistreuses ») : ces systèmes n’ont pas la
capacité d’être paramétrés pour être reliés à d’autres systèmes de caisse ou avec un
système centralisateur d’encaissement,
• Les systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d’enregistrer, sécuriser et d’archiver les données d’encaissement en temps réel directement dans le système (générant ou non directement les écritures comptables),
• Les logiciels d’encaissement installés sur un (ou des) ordinateur(s), en réseau
ou non : outre les fonctionnalités d’enregistrement, de sécurisation et d’archivage des
données d’encaissement en temps réel directement dans le système, ceux-ci disposent de fonctionnalités comptables et de gestion,
• Les instruments de pesage et de mesure utilisés pour réaliser des encaissements.

Les logiciels de comptabilité et les logiciels de gestion initialement
inclus dans la loi en sont finalement exclus :
cette modification du champ d’application de la loi1 a été
annoncée le 15 juin 2017 dans un communiqué de
presse du ministre de l’Action et des Comptes publics, Gérald Darmanin. Ce recentrage fera l’objet d’une modification
législative d’ici la fin de l’année

Quelles obligations s’imposent aux logiciels ou systèmes de caisse à partir du 1er janvier 2018 ?

Un logiciel ou système de caisse doit permettre à l’administration fiscale de contrôler les données qui y sont enregistrées. Ces données doivent être inaltérables, sécurisées,
conservées et archivées.
Le logiciel ou système de caisse doit permettre :
• l’accès aux données d’origine enregistrées ainsi qu’aux détails datés des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux éventuelles corrections apportées. Il doit prévoir une clôture périodique des enregistrements (journalière, mensuelle,
annuelle ou par exercice),
• la conservation des données de règlement durant 6 ans minimum,
• l’archivage des données enregistrées selon une périodicité choisie (au maximum annuelle ou par exercice). Les archives doivent pouvoir être lues aisément par l’administration y compris lorsque l’entreprise a changé de logiciel ou de système.
• une traçabilité de la remontée des données quand la conservation des données enregistrées est réalisée au niveau du système centralisateur (cas de plusieurs points de vente avec système de caisse centralisé).

Comment justifier de la conformité du matériel auprès de l’administration fiscale ?

Lors d’un contrôle de l’administration fiscale, le commerçant doit présenter pour chaque équipement, l’un ou l’autre des documents suivants fournis par l’éditeur du logiciel ou système de caisse (en faire la demande à l’éditeur pour les matériels acquis avant l’entrée en vigueur de cette réglementation) :
• l’attestation individuelle délivrée lors de l’achat, conforme au modèle fixé parl’administration.
• uncertificat silelogicielousystèmeaétécertifiéparunorganismeaccrédité.
À savoir Concernant l’attestation :
• cette attestation comporte deux volets : l’un à remplir par l’éditeur du logiciel ou système de caisse et l’autre par l’entreprise qui l’acquiert,
• elle est individuelle et nominative : une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ou système, ne vaut pas attestation individuelle,
• elle est délivrée sur un support physique ou dématérialisé (téléchargement en ligne),
• une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du logiciel ou système de caisse. 

 

Concernant l’attestation :

• cette attestation comporte deux volets : l’un à remplir par l’éditeur du logiciel ou système de caisse et l’autre par l’entreprise qui l’acquiert,
• elle est individuelle et nominative : une simple mention dans les conditions générales ou particulières de vente du logiciel ou système, ne vaut pas attestation individuelle,
• elle est délivrée sur un support physique ou dématérialisé (téléchargement en ligne),
• une nouvelle attestation est nécessaire à chaque nouvelle version majeure du logiciel ou système de caisse.

Concernant le certificat : 

Au 1 er juillet 2017, deux organismes sont accrédités par le
COFRAC (instance nationale d’accréditation) pour vérifier la conformité des systèmes de caisse :
– AFNOR certification (INFOCERT) pour le référentiel « NF 525 « ,
– Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essais (LNE) pour le « Référentiel de certification des systèmes de caisse ».

Je dispose déjà d’un logiciel ou système de caisse, comment savoir s’il est conforme ?                                                                         Contactez l’éditeur ou le fournisseur du logiciel et demandez-lui une attestation ou un certificat.

Je dispose déjà d’un logiciel ou système de caisse mais celui-ci n’est pas conforme. Que dois-je faire ?
Dans certains cas une mise à jour du logiciel sera suffisante. Celle-ci peut se faire dans le cadre d’un contrat de maintenance souscrit lors de l’achat. Une attestation devra être fournie par l’éditeur. Si une mise à jour est impossible il faut alors remplacer le logiciel par un autre,qui devra être conforme et certifié.
▪ Je suis micro-entrepreneur, suis-je concerné(e) ?
Relevant de la franchise en base de TVA vous êtes concerné(e) si vous utilisez un logiciel ou système de caisse.Si vous utilisez un logiciel de gestion ou de comptabilité, vous n’êtes pas concerné(e).
Je n’utilise pas de caisse enregistreuse, dois-je me soumettre à cette règle ?
Non il n’est pas obligatoire de s’équiper d’une caisse enregistreuse.
▪ Quand puis-je faire l’objet d’un contrôle ?
La loi permet un contrôle inopiné des agents de l’administration fiscale pour vérifier la conformité des documents, de 8 h à 20 h ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle de l’assujetti (la procédure n’autorise pas une vérification de la comptabilité).
Quelles sont les sanctions en cas de non présentation d’un certificat ou attestation conforme à la réglementation?
À partir du 1 er janvier 2018, en cas de contrôle de l’administration fiscale, la non-présentation d’un certificat ou attestation conforme entraînera une amende de 7 500 € par logiciel ou système non conforme. Au moment de l’écriture du procès-verbal vous disposerez d’un délai de 30 jours pour formuler vos observations, présenter un certificat ou une attestation. Si vous apportez les justificatifs demandés dans le délai imparti, l’amende ne sera pas appliquée. Dans le cas contraire, vous devrez régler l’amende de 7 500 € et vous mettre en conformité dans un délai de 60 jours pour ne pas être sanctionné d’une deuxième amende du même montant. Si vous refusez l’intervention des agents de l’administration, ceux-ci feront également application de l’amende (article 1770  du Code Général des Impôts).
Quelles conséquences en cas de production d’un faux certificat ou d’une fausse attestation individuelle?
L’établissement et l’usage d’une fausse copie de certificat ou d’une fausse attestation individuelle, tout en connaissant son caractère frauduleux, est un délit pénal passible de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende (article 441-1 du code pénal).

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